Общие положения

ТОО «Bekem Trade» (далее – Компания) – компания, осуществляющая торговлю ИТ-оборудованием на территории Республики Казахстан. Соблюдение законодательства и этических принципов компании ее руководством, работниками и партнерами является основой для ведения бизнеса Компании.

Кодекс деловой этики (Кодекс) является сводом наиболее важных правил делового поведения Компании, ее работников и партнеров, этических норм внутрикорпоративных отношений и основных принципов ведения бизнеса.

Определения

«Вендор» - компания-производитель продукции, которую приобретает и перепродает Компания.

«Партнер» - организация, которой Компания реализует продукцию вендоров для дальнейшей реализации Заказчикам.

«Заказчик» - организация, которая приобретает продукцию для собственных нужд.

«Продукция» — оборудование, сервисы, программное обеспечение, реализуемое вендорами.

«Компания» — компания ТОО «Bekem Trade», включая все ее аффилированные лица и подразделения.

Во всех случаях, когда по тексту упоминается вендор, партнер, заказчик или Компания, имеются в виду также аффилированные лица соответствующей организации, ее консультанты, подрядчики, руководство и работники.

Сфера применения

Кодекс обязателен для всех работников и партнеров Компании.

Если какой-либо вендор устанавливает более высокие стандарты, чем установлено Кодексом, – необходимо применять стандарты вендора.

Генеральный директор Компании осуществляет контроль над соблюдением законодательства и этических принципов работниками и партнерами, а также участвует в образовательных программах, подготовке информационных материалов и иных мероприятиях, проводимых Компанией для предупреждения неправомерных и неэтичных поступков.

Обучение

Каждый работник Компании обязан пройти базовое обучение в сфере соблюдения законодательства и этических принципов компании, организованное Компанией.

В случае если каким-либо вендором выдвинуто требование о прохождении работниками Компании обязательного обучения, работники Компании, ответственные за продажу продукции вендора, обязаны пройти обучение, организованное вендором.

Соблюдение законодательства

Компания ведет бизнес в строгом соответствии с законодательством Республики Казахстан и международными соглашениями, соблюдая общепринятые нормы бизнес-этики, а также стандарты вендоров.

В случае если законодательство содержит менее строгие требования, чем настоящий Кодекс и стандарты вендоров, – необходимо руководствоваться положениями Кодекса и стандартов вендоров. С другой стороны, если законодательство содержит более строгие требования – в любом случае всегда следует применять законодательство.

Каждый работник Компании обязан соблюдать все действующие законы, правила и инструкции, а также политики и процедуры Компании. Работник не должен участвовать в каких-либо действиях, нарушающих любые применимые к Компании законы, правила и инструкции, а также все политики и регламенты Компании. К ним относятся, без ограничений: законы о противодействии коррупции, об авторском праве, товарных знаках и коммерческой тайне, защите информации, конфиденциальности персональных данных, о защите конкуренции, об экспортном контроле, о негативном воздействии на окружающую среду, о дискриминации при найме на работу, условиях труда и технике безопасности.

Предполагается, что все работники Компании понимают и соблюдают все законы, правила и инструкции, а также все политики и процедуры Компании.

Запрет на неправомерные выплаты

Работникам Компании строго запрещено делать, обещать, санкционировать, а также вымогать или получать, прямо или косвенно, неправомерные выплаты в денежной, имущественной или любой другой форме. Работникам Компании строго запрещено предлагать, получать или санкционировать, прямо или косвенно, предложение ценных подарков любому представителю государственной или международной организации, политической партии или кандидату на государственную должность, сотруднику предприятия с государственной формой собственности или находящегося под управлением государства, сотруднику некоммерческой неправительственной организации (например, Всемирный Банк, Организация Объединенных Наций, Международный Красный Крест), либо руководителю или сотруднику любой организации, либо агенту клиента или поставщика, либо их близким родственникам с целью добиться ненадлежащих коммерческих преимуществ.

Согласно нормам антикоррупционного законодательства, работникам Компании запрещается прямо или косвенно осуществлять, предлагать, обещать или одобрять платежи в виде денежных средств или любых ценностей, а также предоставлять любую финансовую или иную выгоду или преимущество любым третьим лицам, с тем чтобы (1) в связи с занимаемым ими служебным положением оказать влияние на их действия (или обеспечить бездействие), либо (2) побудить или вознаградить выполнение возложенных на них должностных обязанностей ненадлежащим образом.

Кроме того, всем работникам Компании запрещено требовать, давать согласие на получение или получать любые платежи в виде денежных средств или любых ценностей, а также любую финансовую или иную выгоду или преимущество, если получение таких платежей, выгод или преимуществ (1) само по себе является ненадлежащим выполнением должностных обязанностей, либо (2) является вознаграждением за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей.

Финансовая прозрачность

Запись операций и хранение документов. Компания полно и точно ведет документацию по всем своим сделкам (касательно закупки, продажи, маркетинговых активностей и др.). Компания ведет полную и достоверную бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также составляет отчеты, предусмотренные соглашениями со своими контрагентами.

Финансовая отчетность, документы и записи должны вестись надлежащим образом, отражать все реальные хозяйственные операции Компании и должны храниться в течение срока, установленного применимым законодательством.

Целевое расходование средств. Расходование целевых средств, предоставляемых поставщиками, партнерами и / или вендорами, производится только в соответствии с процедурами, установленными поставщиками, партнерами и / или вендорами или согласованными в контрактах с поставщиками, партнерами и / или вендорами. Запрещается любое недокументированное расходование таких средств. Аналогично ведется расходование любых средств, предоставленных компании на какие-либо цели, а также предоставленных компанией своим сотрудникам.

Запрет на датирование документов задним числом. Все документы подписываются только текущей датой. Запрещено оформление документов «передним» или «задним» числом. Все документы подписываются только надлежащим образом уполномоченными лицами.

Представительские и прочие расходы

Все расходы, которые работник Компании производит в отношении представителей партнеров, заказчиков или вендоров, должны быть обоснованными и обычными для деловой практики, чтобы они не могли быть расценены как взятка или иное нарушение соответствующих антикоррупционных законов.

В любом случае, деловые расходы должны производиться таким образом, чтобы они не могли быть расценены как попытка оказать влияние на мнение получателя, с тем чтобы Компания могла получить необоснованное преимущество.

Любые расходы, которые работник производит от имени Компании, должны быть обоснованы, соразмерны и документально подтверждены.

Основной критерий обоснованности и соразмерности расходов – нанесет ли публичное разглашение этой информации вред Компании, заказчику, партнеру или вендору.

Работники Компании могут время от времени принимать или делать приглашение на обед / ужин или развлекательное мероприятие, если (а) стоимость этого обеда / ужина или развлекательного мероприятия находится в разумных пределах (например, если обеды или ужины такой же стоимости предлагаются и другим представителям вендора, партнера или заказчика), (б) цель встречи является деловой.

Ни при каких обстоятельствах сотрудники Компании не должны предлагать или принимать проведение деловых мероприятий в местах, где организуются развлечения для взрослых.

Работники Компании имеют право принимать или предлагать рекламные материалы или промо-продукцию незначительной стоимости.

Соблюдение законодательства о защите конкуренции

Компания строго соблюдает законодательство о защите конкуренции.

В частности, Компания воздерживается от заключения соглашений со своими конкурентами:

- о фиксации цен либо о контроле за ценами;

- о манипулировании ценовыми предложениями;

- о бойкотировании каких-либо вендоров (поставщиков), партнеров или заказчиков;

- о разделе рынка или портфеля заказчиков;

- об ограничении продаж каких-либо продуктов или продуктовых линеек.

Компания не использует в своей деятельности методы недобросовестной конкуренции, например, такие как:

- распространение ложных, неточных или искаженных сведений о конкурентах Компании или о вендорах, конкурирующих между собой;

- введение в заблуждение относительно характера, способа и места производства, потребительских свойств, качества или количества товара, или в отношении его производителей;

- некорректное сравнение товаров одного производителя с товарами другого производителя;

- незаконное использование товарных знаков и других объектов интеллектуальной собственности;

- разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

Защита интеллектуальной собственности и конфиденциальной информации

Интеллектуальная собственность. Компания занимается перепродажей компьютерной техники, программного обеспечения и иных высокотехнологичных товаров, при производстве которой используются объекты интеллектуальной собственности.

Компания уважает право интеллектуальной собственности других лиц и не использует результаты интеллектуальной деятельности (например, товарные знаки, программное обеспечение, документации, запатентованные технологии) без разрешения правообладателей.

В случае если при выполнении должностных обязанностей работнику Компании стало известно о нарушении прав на интеллектуальную собственность третьих лиц, он должен незамедлительно сообщить об этом непосредственному руководителю.

Конфиденциальная информация. Компания охраняет конфиденциальную информацию, как собственную, так и полученную от третьих лиц. Компания охраняет персональные данные, как своих работников, так и третьих лиц.

Материалы, содержащие конфиденциальную информацию и/или персональные данные, хранятся таким образом, чтобы исключить несанкционированный доступ к ним, и могут быть использованы только надлежаще уполномоченными сотрудниками Компании.

Каждый работник обязан соблюдать коммерческую тайну Компании или третьих лиц, за исключением случаев, когда разглашение такой информации санкционировано ее правообладателем или необходимо в соответствии с требованиями законодательства. Обязательство работника по сохранению коммерческой тайны остается в силе и после того как работник покидает Компанию.

Конфликт интересов

Каждый работник должен действовать в интересах Компании. Под конфликтом интересов понимается ситуация, когда в силу личных, семейных или иных причин работник Компании не может принимать объективные решения по отношению к Компании.

Лучшая политика предупреждения конфликта интересов – не участвовать прямо или косвенно в деловых связях с вендорами, партнерами или заказчиками кроме как действуя от имени Компании.

В целях выявления и предупреждения ситуаций, которые могут вызвать конфликт интересов в Компании, работник Компании должен соблюдать следующие правила:

• необходимо избегать любых действий, которые могут повлиять на его способность принимать объективные деловые решения в интересах Компании, например, не следует получать подарки (кроме подарков незначительной ценности), услуги и другие выгоды от лиц, которые имеют деловые отношения с Компанией или стремятся к таким отношениям.
• если работнику Компании стало известно о существовании конфликта интересов между ним и Компанией, либо невозможно однозначно определить наличие такого конфликта, необходимо обратиться к своему непосредственному руководителю;
• недопустимо иметь личную заинтересованность в деятельности контрагентов Компании, если такая заинтересованность противоречит деловым интересам Компании;
• недопустимо заниматься дополнительной работой или иной неосновной деятельностью в нерабочее время, если такая деятельность негативно сказывается на исполнении должностных обязанностей в Компании;
• запрещается получать подарки, услуги, займы или иную материальную выгоду от физических или юридических лиц, которые имеют деловые отношения с Компанией или стремятся к таким деловым отношениям;
• запрещается скрывать факт наличия конфликта интересов и его причину.

Отношения Компании и работников

В Компании исключена дискриминация работников по признакам пола, возраста, расы, национальности, религии, политических убеждений, семейного положения, беременности, сексуальной ориентации и т.п.

Это относится ко всем аспектам трудовой деятельности, включая найм, обучение, повышение по службе, компенсации, дисциплину и увольнение.

Любой работник Компании принимается на работу после изучения его резюме и прохождения собеседования, а при необходимости – тестирования. Всем кандидатам обеспечиваются равные условия приема на работу. Любые предпочтения, кроме объективных преимуществ кандидата в области его деловых качеств, недопустимы.

Все работники Компании ответственны за создание и сохранение рабочей обстановки, свободной от домогательств и иного неподобающего поведения.

Компания обязуется обеспечить безопасную и здоровую рабочую обстановку для работников. Каждый работник обязуется немедленно информировать своего непосредственного руководителя обо всех несчастных случаях, опасной обстановке и любой ситуации, которые, по его мнению, могут угрожать жизни и здоровью работников.

Отношения с государственными организациями и официальными лицами

Компания строго соблюдает законодательство, касающееся поставок товаров, работ, услуг для государственных нужд и исполнения государственных контрактов.

Для целей настоящего раздела под «государственными организациями» понимаются международные организации, некоммерческие неправительственные организации (например, Всемирный Банк, Организация Объединенных Наций, Международный Красный Крест), политические партии, органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия с государственной формой собственности или находящиеся под управлением государства, муниципальные предприятия. Под «официальными лицами» понимаются сотрудники всех указанных выше органов и организаций, а также кандидаты на государственные или муниципальные должности.

Каждый работник Компании должен осознавать, что некоторые действия, которые приемлемы в отношениях с негосударственными организациями, могут быть неприемлемы в отношениях с государственными организациями.

При работе с государственными организациями (как прямо, так и через партнеров) необходимо соблюдать следующие правила:

• недопустимо получать из любого источника какую-либо информацию о государственной организации (или официальном лице), которая официально не опубликована, любую внутреннюю информацию государственной организации, либо информацию о конкурентах (например, информацию о ценовых предложениях);
• любые документы, выпускаемые от имени Компании в адрес государственной организации, должны быть составлены точно и аккуратно, в соответствии с применимыми правилами и действующим законодательством;
• в отношениях с официальными лицами, запрещается давать или предлагать, прямо или косвенно, любые подарки, услуги, развлечения, займы или иное материальное предоставление, кроме случаев, которые разрешены в соответствии с законодательством. Компания распространяет это правило на всех официальных лиц;
• строго запрещено предоставлять или предлагать, прямо или косвенно, любые платежи или возврат денег («откат») с целью получения преимущества в отношении любых транзакций;
• строго запрещено предоставлять или предлагать, прямо или косвенно, любые платежи любой стороне за право заключения государственного контракта или с целью влияния на решение государственного заказчика.

В предусмотренных законодательством случаях государственные органы могут осуществлять проверку деятельности Компании, и ее партнеров, операций, осуществляемых Компанией. Если работнику Компании становится известно о наличии такой проверки, он должен сообщить о подобных обстоятельствах Генеральному директору.

Любая сделка Компании с участием или в интересах государственной организации должна письменно согласовываться Генеральным директором.

Информирование о нарушениях

При необходимости принятия неоднозначного делового решения, не предусмотренного Кодексом, необходимо задать себе следующие вопросы:

• Это законно?
• Это честно и справедливо?
• Отвечает ли это интересам Компании?
• Соответствует ли это правилам Компании?
• Имеете ли Вы полномочия на это?
• Будете ли Вы чувствовать себя комфортно, если информация об этом будет опубликована в СМИ?

В случае возникновения у работника каких-либо вопросов по содержанию Кодекса, интерпретации каких-либо его положений или сомнений относительно правильного поведения в той или иной ситуации, работник должен связаться со своим непосредственным руководителем и с Генеральным директором.

Если работнику Компании стало известно о любых нарушениях положений настоящего Кодекса, применимого законодательства или стандартов вендора, как со стороны другого работника Компании, так со стороны представителей вендора, партнера или заказчика – он должен незамедлительно известить об этом своего непосредственного руководителя, а также Генерального директора.

Любой работник, нарушивший положения Кодекса или применимого законодательства, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию.

Настоящий Кодекс содержит основные принципы ведения бизнеса Компании. Все работники Компании обязаны соблюдать эти принципы, и каждый работник должен лично отвечать за свои действия. Поведение, не соответствующее нормам законодательства или Кодекса, не может быть оправдано ссылкой на то, что это было требованием кого-то из руководства.